스마트워크(smart work) 는 이제는 익숙해진 용어 입니다. 스마트폰이 생기고 활성화 되면서 국내 뿐 아니라 전세계적으로 IT기술의 발달로 인하여 인터넷이 보편적으로 보급이 많이 되었고 좀더 빠른 통신속도가 구축 되면서 언제어디서나 장소 및 시간의 구애 받지 않고 유연하게 업무를 볼수 있도록 환경을 구축하여 업무향상과 효율을 높이는것을 뜻합니다.
▷ 스마트워크 개념
스마트워크센터의 경우에는 현재 대기업을 위주로 거주지 근처 마련된 장소에서 출근하지 않고 업무를 볼수 있도록 활용할수있는 근무지를 얘기하고 점차 확대를 하고 있는 추세입니다.
스마트워크 근무체계를 구축하게 되면 스마트워크 센터 에서 뿐만아니라 사무실에 출근하지 않고 자택에서 또는 외근, 출장시 에도 회사 정보통신망에 접속하여 일을 하거나, 스마트폰 이나 태블릿 을 활용 원격으로 접속하여 현장에서 신속하게 일을 처리할수 있는 모바일 오피스 환경이 구축 되어지는 것입니다.
디지털 환경속에 엄청나게 많은 서비스들과 디지털 기기가 존재하는데 과연 나에게 맞고 활용가능한 서비스들이 어떤것들이 있을까요?
이에 대해 유용하게 활용할수 있는 서비스들에 대해 소개를 해볼까 합니다.
▷스마트워크 환경의 활용
1.일정관리 : 구글 G메일, 구글 캘린더
2.정보수집 및 공유 채널 : 구글리더, 구글 알리미, 트위터, 페이스북
3.물리적 저장공간의 확보 : 드롭박스, 다음클라우드, N드라이브, 유클라우드
4.업무 노트 및 정보 관리 : 에버노트
5.문서작업 및 공유 : 구글 드라이브(구글docs)
위 모든 서비스들은 단순히 PC 환경에서만 적용되는 것이 아니고 스마트폰 이나 태블릿 의 디지털 기기에서도 대부분 동기화가 되어 동일한 환경에서 언제 어디서든 업무를 볼수가 있다는 것이 큰 매력적인 점입니다.
1.일정관리
: 구글 지메일과 구글 캘린더를 통해 활용을 하고 있습니다. 지메일의 최대 장점은 상대방과 주고 받은 메일이 대화형식으로 표기 된다는 점입니다. 지금의 문자나 카톡처럼 특정인과 주고 받은 메일이 일목요연하게 보여져 지난 메일 내용을 한눈에 파악 그간의 진행된 업무 히스토리 를 놓치지 않고 관리를 할수가 있습니다. 또한, 구글 하면 검색 이듯이 찾고자 하는 메일을 특정 키워드로 검색하게 되면 메일제목 뿐아니라 메일내용 까지 그 검색 키워드로 검색하여 결과를 보여주며 메일내용에 대해 번역 기능까지 제공을 합니다.
지메일 과 더불어 구글캘린더는 개인적으로 가장 많이 활용하는 서비스 입니다. 스마트폰이든 웹에서든 일정을 등록하면 수시로 미팅시간이나 세미나 날짜등 확인을 할수가 있습니다. 더불어 휴대폰 번호를 인증하고 알림 시간을 설정해 놓으면 설정된 이벤트 시간전에 문자등 알림을 주기때문에 미팅 약속이나 세미나등 중요한 일정을 놓치거나 늦어서 허둥되는 상황을 줄일수가 있습니다. 나의 작은 디지털 비서가 되는 셈이지요.
2.정보수집 및 공유채널
: 통신속도의 발달과 스마트폰의 혁명 등 디지털이 일상에 밀접하게 파고 들면서 세상에는 엄청난 정보들이 인터넷을 통해 유통되고 있습니다. 이 많은 정보들을 습득하기 위해 뉴스사이트나 블로그등 검색을 통해 수집하기에는 너무 많은 시간과 노력이 소요됩니다. 이것을 줄이기 위해 사이트나 블로그등에서 제공하는 RSS(rich site summary, really simple syndication) 기능을 통해 그 정보들을 자동으로 수집하는 것입니다. 한번 등록으로 인해 수집된 정보들을 관리해줄 페이지가 필요하게되는데 이럴때 구글리더는 큰도움이 됩니다. 또한, 구글알리미는 구글에서 검색한 결과를 구글리더나 나의 이메일로 받아볼수 있게 하는 기능입니다. 매번 키워드를 입력하여 검색할 필요없이 한번 검색된 키워드를 구글알리미에 등록하여 두면 수시로 검색 내용들을 알려주게 됩니다.
그리고 이제는 일반적인 뉴스사이트나 블로그 보다 오히려 SNS 를 통해 친구들이 알려주는 신뢰성있는 정보를 많이 습득하게 됩니다. 반대로 내가 이 정보들을 나의 친구들에게 전파를 시킬수가 있습니다. 다만, SNS에서 습득한 정보들은 각각의 방법으로 저장하고 관리를 하겠지만 저의 경우에는 클라우드 노트 서비스인 에버노트를 통해 저장 및 관리를 하고 있습니다.
3.물리적 저장공간의 확보
: 데이터를 저장하기 위해서는 물리적 디스크 공간이 필요합니다. PC 나 노트북에는 대용량 공간을 제공하는 하드디스크로 인하여 문제가 없지만 휴대하기에는 불편합니다. 휴대를 하기위해서는 작은 USB메모리를 가지고 활용을 하였는데 이제는 스마트폰이 등장하면서 USB메모리의 활용이 점차 줄어들고 있습니다. 그렇지만 여전히 스마트폰도 작은 저장공간이 아쉬울수밖에 없는데 이 아쉬움을 덜기 위한 방법으로 개인클라우드 서비스를 활용하는 것입니다.
물리적 저장공간이 아닌 인터넷속에 가상공간을 제공하기 때문에 아주 유용하게 활용을 할수가 있습니다. 먼저 전세계적으로 유명한 드롭박스 이지만 개인무료가입자에게 저장공간을 2G만 제공을 합니다. 무려 국내에서는 다음클라우드 50G, N드라이브 30G를 제공하고 각 통신사 에서도 자사 고객에게는 많은 공간을 주는 혜택을 제공하고 있습니다.
모두 스마트폰과 태블릿에서 접속이 가능하기 때문에 팀별 프로젝트 문서 나 제휴 업체 와 문서공유를 수시로 업다운이 필요하다면 매번 메일을 주고 받을 필요없이 공유폴더를 설정하여 유용하게 사용을 할수가 있습니다.
각 클라우드 서비스별 내용은 아래 포스팅을 참고하시면 됩니다.
☞개인클라우드 N드라이브 공유폴더 설정(휴대폰으로)하기
4.업무노트 및 정보관리
: 최근의 비즈니스는 혼자 단독으로 진행되는 일이 많지 않습니다. 그래서 많은 사람들이 서로 모여 의견을 모으고 일을 진행하기 위해서는 회의를 많이 하게 되는데 대부분 회의 진행 과정을 보면 서로간의 의견내용을 각개인별로 필요한 내용을 다이어리에 적고 회의가 끝난후 한사람이 회의 내용을 부분 정리하여 참석자들에게 메일로 보내는 과정으로 진행을 합니다.
이 과정을 좀더 효율적으로 하기 위한 한가지 솔루션으로 클라우드 노트 서비스인 에버노트를 활용하는 것입니다. 웹 페이지를 방문하면 ' 모든 것을 기억 하세요' 라는 문구가 의미심장합니다. 이처럼 일반 노트 기능, 음성녹음, 사진촬영 등 기능을 제공하기 때문에 간단한 미팅 내용을 녹음하여 저장할수가 있고 화이트보드로 진행 된 회의내용을 바로 촬영하여 즉석에서 참석자들에게 메일로 보내게 되면 엄청난 시간절약과 함께 회의내용을 다시 상기할수가 있습니다.
이외에 제 개인적으로 웹에서 검색한 좋은정보 나 트위터,페이스북등 SNS를 통한 정보들 모두 클리핑 기능을 통해 에버노트로 저장을 합니다. 그런후 각 정보들을 짬짬히 분류해 놓고 수시로 에버노트 자체 검색을 통해 꺼내어 참고자료로 활용을 하고 있습니다. 즉, 모든 정보를 우선 에버노트로 관리 및 활용을 하고 있어서 정보의 분산 과 정보 검색 시간을 줄이고 있습니다.
5.문서 작업 및 공유
: 문서를 작성하기 위해서는 기존에는 자신의 컴퓨터에 오피스 프로그램을 설치 하여야 했습니다. 그래서 그 문서를 작성하고 공유하기 위해서는 메일에 첨부하여 전송 하거나 아니면 USB메모리를 통해 다른컴퓨터에서 실행해야만 되었고 더구나 해당 컴퓨터에 관련 프로그램이 없다면 실행하지 못하는 경우도 발생할수가 있습니다.
이런 제약을 해소시킬수 있는 방법이 바로 구글 드라이브를 활용하는 것입니다. 웹문서 서비스인 구글문서도구가 클라우드 서비스 기능을 더해 구글 드라이브로 명칭이 변경되었습니다. 문서,스프레드시트,프리젠테이션,양식 등의 기능에 5G의 저장공간을 기본으로 제공합니다. 작성뿐 아니라 PDF문서등을 업로드 할수가 있고 또한 작성된 문서를 다운로드 할수가 있는데 MS오피스나 PDF형식으로 저장이 가능하다는 장점이 있습니다.
작성된 문서들은 공유기능을 통해 웹상에서 공개를 할수가 있습니다. 수시로 내용을 업데이트 하는 문서라면 매번 수정된 문서를 보낼필요가 없어지게 되는것입니다. 그리고 여러사람에게 문서편집기능을 허용하게 되면 한문서에서 여러명이 공동작업을 할수가 있기 때문에 시간을 매우 단축할수가 있습니다. 다소 아쉬운점은 문서 작성시 오피스프로그램처럼 다양한 폰트를 제공하지 못한다는 점입니다.
▷디지털 노매드(Digital Nomad)
노트북, 휴대전화, 휴대용 컴퓨터(PDA) 등의 각종 첨단 디지털장비를 이용하여 장소에 구애받지 않고 자유롭게 이동하면서 업무도 보고 다른 사람과 접촉도 하면서 생활하는 무리의 사람들을 말합니다.
이런 ICT 기술을 활용한 업무의 장점은 직장인들에게도 유용하지만 개인사업자나 프리랜서 에게도 똑같이 활용을 할수가 있고 디지털 기기 인 스마트폰, 태블릿 과 더불어 다양한 구글서비스 및 클라우드 환경의 웹플랫폼의 서비스를 나의 맞게 활용하다 보면 업무에 대한 효율을 더욱더 극대화 할수 있습니다. 빠른 업무처리와 정보관리는 나의 일에 대해 스트레스가 줄고 시간을 줄이게 됩니다. 이런 시간절약은 자기계발 과 여가 활동에 투자를 하게 된다면 더욱더 행복한 삶이 될것이라고 생각됩니다.
대부분의 서비스 들이 각각의 특징적인 기능을 가지고 있지만 서로 비슷한 형태의 기능을 포함하고 있습니다. 위 5가지 활용하고 있는 서비스들에 대해 자세하게 활용할수 있는 방법들에 대해 계속 포스팅을 해나가도록 하겠습니다.
많은 도움이 되셨으면 합니다.